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COVID-19: Breve manual para lograr videoconferencias exitosas

El llamado al aislamiento social y con ello la irrupción masiva del teletrabajo, ha obligado a las empresas a buscar nuevas formas para mantener sus negocios funcionando. En este nuevo escenario las conferencias virtuales son clave para mantener el contacto con tu equipo, colaboradores y clientes, y acá te contamos cómo aprovechar esta modalidad al máximo.

Por: Cesuai

  1. Prepárate tu y tu equipo antes de la reunión

Es muy importante que te adelantes a los infaltables inconvenientes que surgen cuando utilizamos nuevas herramientas tecnológicas, especialmente la primera vez.  Por eso escoge un programa amigable para todos y capacita a los trabajadores para que aprendan a manejarlo sin problemas; si aún no están en aislamiento, haz la prueba con todos en la oficina, aunque se vean un poco ridículos hablando por video en el mismo espacio, es una excelente forma de evitar problemas más adelante.

Además, antes de cada reunión asegúrate de que todo esté en orden para que puedan comenzar a la hora; algunos factores que debes considerar son que la cámara y micrófono funcionen correctamente, tener todos los contactos de los miembros de la reunión e instalarte en un lugar con buena señal de internet y tranquilo para evitar interrupciones.

“Previo a una reunión virtual, todos los participantes deberían chequear el  programa y asegurarse de sentirse cómodos con sus funciones principales. Y recuerda que las reuniones con proveedores o clientes pueden exigir que tu equipo se familiarice antes con diferentes paquetes de software”, publicó recientemente el sitio Harvard Business Review.

  1. Dale prioridad al video, luego al audio

A pesar de que no podremos reunirnos personalmente durante un tiempo, es  fundamental que no perdamos el contacto con nuestro equipo, y para ello un ítem clave es poder verse directamente. En ese sentido, el video permite conectar en un nivel más profundo, mirándose a los ojos y apoyándose de la expresión corporal. Deja como segunda opción el audio, para casos en que la mala conexión o la situación no permitan una video-llamada fluida.

  1. Planifica tus reuniones

Antes de iniciar cada sesión, establece los objetivos de esa videoconferencia y asegúrate de que todos estén alineados con ellos. Si es necesario, previamente envía material específico para que cada uno llegue preparado a la reunión, de esta manera el encuentro virtual será mucho más eficiente y productivo. Una de las grandes ventajas del teletrabajo es la optimización del tiempo, haz que tus reuniones online mantengan esa línea.

“Durante la sesión usa una agenda, establece reglas básicas, toma descansos y define con claridad los próximos pasos (incluyendo tiempos y responsabilidades), luego de cada sección y al final de la reunión”, Harvard Business Review.

  1. Genera videoconferencias dinámicas y participativas

Para mantener a tu equipo atento e interesado durante la videoconferencia, es importante que el encuentro sea dinámico y productivo. Las presentaciones o discursos eternos, aunque a veces sí son necesarios, en esta caso terminarán por quebrar la atención que quieres mantener. Además, preocúpate de que todos participen y de que no se trate de un monólogo o de una reunión donde solo hablan un par de personas. Si en tu grupo de trabajo hay miembros más tímidos o reactivos, fomenta su participación a través de preguntas directas.

  1. Que no decaiga la frecuencia de tus reuniones

La distancia social impuesta por el COVID-19 debe mantenerte más conectado que antes con tu equipo, para que no sientan que han quedado fuera en un momento de tanta incertidumbre. Como te sugerimos en nuestro artículo anterior sobre el teletrabajo, aumenta la periodicidad de las reuniones, si es posible al menos a una diaria para chequear que todo vaya bien con tu equipo.

Si aún no estás familiarizado con esta modalidad, acá te compartimos algunas de los mejores programas (y más amigables) para hacer videoconferencias:

  1. Hangouts – Google

  2. Jitsi

  3. ooVoo

  4. Zoom meetings

  5. GoToMeeting

  6. Microsoft Teams

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